此次百姓大舞台活动成立了高规格的活动组委会，由县委书记、县长任参谋，县委常委、宣传部长任组长。组委会下设办公室，并依据活动内容成立了四个工作组。制定活动施行计划，明白了活动施行步骤及相关职能部门的义务分工。各乡镇、各有关单位把“欢乐潇湘·幸福岳阳·秀美巴陵”大型大众文化活动作为一项导向性活动，提到建立文化强县、促进文化大开展大繁荣的高度，归入2016年宣传思想文化工作总体布置，缜密部署、普遍发起、精心组织。
本次百姓大舞台活动采取“村村出节目、镇镇有演出、片区大汇演、县城集中赛”的方式，把全县14个乡镇均匀分为2个赛区，在5月下旬至6月份，每个赛区的各乡镇初赛评选出2—3个优秀节目，7—8月份，把赛区的优秀节目整合起来，参与县级复赛。8月份，优秀节目将参与市颁奖晚会。9月份，获奖节目将参与全省决赛。